Rechtmatigheid

Rechtmatigheidscontrole komt er wat betreft de toepassing op steekproeven op neer dat er moet worden gekozen tussen een geld- of een postensteekproef.

Met een geldsteekproef kan worden getoetst of er te veel betaald is. Overstatements kunnen worden geëxtrapoleerd naar een meest waarschijnlijk en een maximaal foutbedrag in de gehele populatie.

Mocht er te weinig zijn betaald dan moet dat op een andere manier (piepsysteem?) duidelijk worden.  Mocht er in  de steekproef een understatement worden aangetroffen dan kan dat een symptoom zijn dat die andere controles niet goed hebben gefunctioneerd, maar een gekwantificeerde evaluatie van die afwijking voor de hele populatie, in de vorm van een meest waarschijnlijk of maximaal te weinig betaald bedrag, is niet mogelijk.

Maar, een geldsteekproef is wel de ideale manier om eenzijdig op overstatements te controleren, en de kleinst mogelijke noodzakelijke steekproefomvang kan worden berekend gegeven de (uitvoerings-)materialiteit, de vermoedelijke fout en de mate waarin gesteund kan worden op risico analyse en de werking van de interne beheersing. Daarom kan een manier om iets te zeggen over understatements zijn:  het opzetten van en geldsteekproef op het verschil tussen aangevraagde en betaalde bedragen.

Elders op deze site wordt over geldsteekproeven veel informatie gegeven en wordt een tool gepresenteerd (SMASH) voor opzet en evaluatie.

Met een postensteekproef kan worden geschat welk bedrag er meest waarschijnlijk en maximaal te veel betaald is, maar ook welk bedrag er meest waarschijnlijk en maximaal te weinig betaald is.

Wiskundig is de gebruikte methode grotendeels gelijk aan die bij voorraadopnames. Voor meer uitleg kunt u die pagina even bekijken, en dan terugkomen.  Het verschil is namelijk wel dat bij voorraadopnames afwijkingen gesaldeerd worden en dat dat bij rechtmatigheid niet mag. Daarom worden er twee evaluaties van de steekproefresultaten uitgevoerd, om de gevolgen van overstatements en de gevolgen van understatements apart te extrapoleren. De gevolgen voor de controle (is er voldoende werk gedaan?) worden apart bekeken aan de hand van beide maximale afwijkingen, en als die aanvaardbaar zijn worden de meest waarschijnlijke afwijkingen gesaldeerd voor getrouwheid en absoluut opgeteld voor rechtmatigheid. Onderaan volgt een voorbeeld.

Voor een postensteekproef bestaat geen formule om de steekproefomvang te berekenen zoals bij een geldsteekproef.  Achteraf kan natuurlijk wel worden nagegaan of de gemaakte schattingen nauwkeurig genoeg zijn en kan de steekproef zo nodig worden uitgebreid. Omdat we bezig zijn met schattingen en niet met een toets, mag dat ook. Maar, er speelt meer. Toetsende steekproeven hebben een ingebouwd veiligheidsmechanisme: als de steekproef te klein is gekozen kan er niet worden goedgekeurd. Bij schattingen bestaat dat niet. Er is dus altijd een risico dat een (te) gunstige steekproef getrokken is uit een (te) ongunstige populatie maar te klein is om dat te merken.

Bij voorraadopnames hanteer ik daarom altijd de vuistregel dat er minimaal 150, bij voorkeur 200 waarnemingen worden gecontroleerd en dat dat aantal omlaag kan (!) als er veel fouten worden verwacht en gevonden. Dus: compleet anders dan bij geldsteekproeven geldt: hoe minder fouten, des te meer waarnemingen zijn er nodig om de gevolgen daarvan goed te schatten. Bij rechtmatigheidscontroles is te overwegen deze regel aan te vullen met een keuze om niet minder te doen dan men bij een geldsteekproef had gedaan.